”Bra tips för vanliga möten Antoni, tack! Men kan du bjuda på några tips för virtuella möten? Våra är så tråkiga.”

Jag hade just föreläst om hur man leder bra möten för ett stort telekombolag. Det var under en frågestund på slutet som frågan kom. Inom mig svor jag men utåt sa jag ”Absolut!, här kommer några bra tips”. Snart nog var tiden slut, vilket jag blev glad för. För grejen var att jag inte gillade virtuella möten särskilt mycket…

Hade denna kund varit den enda som frågat så hade jag inte brytt mig utan fortsatt att prata om mitt favoritämne, analog kommunikation, i alla lägen. Det finns nog så mycket att förbättra där, vilket är tydligt i många olika möten. Men fler och fler kunder ville ha tips för den digitala delen också. Hur man kan göra för att få den virtuella kommunikationen att bli bättre, att få det virtuella ledarskapet att fungera och att få till riktigt bra virtuella möten.

Till slut gav jag med mig och började göra efterforskningar. Jag intervjuade experter i Sverige och utomlands. Jag läste deras och andras böcker. Jag stämde av med mitt nätverk och deras erfarenheter. Efter ett halvår började bilden att klarna:

• Experterna inom området älskar virtuella möten som de älskar livet själv. De ser bara möjligheter.
• Experterna är inte helt överens med vilken teknik som är bäst. En del dyrkar telefonmöten. Andra är anhängare av video.
• Mötesledarna är ofta inkompetenta på att leda möten, och särskilt virtuella möten. De har också problem med att handha tekniken. Detta gör att ett dåligt virtuellt möte blir ännu sämre än ett dåligt fysiskt möte. Jag är ledsen att säga det så tydligt men det är som med PowerPoint; de flesta har ingen aning om hur man förstärker sitt budskap med det verktyget.

Min åsikt idag är att det fysiska mötet fortfarande är bättre, oftast, men bara om vi tittar på det isolerat från ett större sammanhang. Har man en mer holistisk syn på sin tid och vill vara effektiv så finns det fyra fördelar med virtuella möten:

1. De spar tid. Tänk dig själv om du ska resa i två timmar enkel resa för att ha ett möte på en timme. Det var den dagen…
2. De spar pengar. Resekostnader, din lön etc. Det är inte gratis.
3. De spar på miljön. Mindre CO2 släpps ut om du är kvar på kontoret eller hemma och kopplar upp dig på ett möte.
4. Du kan få med dig experter som annars inte hade varit tillgängliga. Har du en specialist du vill ska delta i mötet så är virtuella möten många gånger det enda sättet att få med dig personen.

Jag minns hur jag vid ett tillfälle åkte tur och retur, Stockholm – Dallas, för att delta i ett tvåtimmarsmöte. Och jag var inte en expert som var tvungen att vara på plats. Då tyckte jag att det var koolt. Idag är det skämskudde på det minnet.

Vad kan du göra då? Det finns många saker som du behöver göra lite annorlunda. Jag bjuder dig på sex enkla tips som tar dig en bit på vägen:

1. Lär dig tekniken. Det ger dig en trygghet och det smittar av sig på deltagarna som kan ägna sig åt innehållet istället för att oroa sig över processen.
2. Skicka med länkar, nummer och pinkoder i inbjudan, synligt och tydligt. Det hjälper många som annars börjar leta.
3. Uppmana till att vara i god tid. Sikta på att själv vara inloggad tio minuter innan mötet börjar, så har du i alla fall en chans att hinna utifall att något krånglar (och det gör det)
4. Säg till alla att mutar när de inte pratar. På så sätt slipper ni allt störande oljud som gör oss trötta av att koncentrera oss.
5. Ha kortare möten. Vi orkar inte lika mycket som i fysiska möten.
6. Involvera mer än du informerar. Använd alla knep som finns att hålla engagemanget uppe. Det är nämligen väldigt enkelt att kolla mejl om de bara passivt ska lyssna.

Lycka till med dina virtuella möten!
Bästa hälsningar
Antoni Lacinai

Antoni Lacinai hjälper människor att leda, sälja och samarbeta och organisationer att gå från strategi till resultat. Med åtta böcker i bagaget och över tio år som föreläsare och kommunikationstränare är han idag en erkänd och uppskattad person med fokus på god kommunikation, tydliga mål och effektiva möten., och är dessutom en av Sveriges vassaste moderatorer. Vill du ha fler tips och tankar av Antoni, så titta in på www.lacinai.se eller adda honom på LinkedIn.