Många tror att en toastmasters roll på ett event är att se snygg ut och ”sköta skålandet”. Men rollen är mer komplex än så, och för att lyckas fullt ut är det mycket att tänka på. Framför allt bör man inse att förberedelserna börjar långt före eventet.    

För att åstadkomma den ultimata upplevelsen behöver ni vara ett starkt team med en toastmaster som klarar av att ge liv åt det ni planerat och förberett, ofta i månader i förväg. Man kan se toastmastern lite som en programledare som kanaliserar allt och skapar en gemensam upplevelse.   

Ett event har ett bestämt syfte. Oftast handlar det om att ge deltagarna en upplevelse som blir oförglömlig. Något som för dem samman genom att stärka relationer och engagemang. Något de berättar om för andra länge efteråt.   

Ett event är ett sätt att knyta människor till sig, kommunicera sin story och bygga sitt varumärke. Vare sig det handlar om dig som individ eller om ett större företag är principen densamma. Hur mycket resurser man satsar på att genomföra ett event brukar dock skilja sig åt väsentligt.   

Det är så klart mycket som behöver klaffa och förberedas. Oavsett vilken typ eller omfattning av event du jobbar med kommer här fem viktiga saker du behöver tänka igenom, om du vill lyckas i rollen som toastmaster: 

• Prata noga igenom eventets syfte, tema och upplägg med beställare och arrangör. Vad vill man uppnå? Vilka förväntningar har man och hur ska de bäst uppfyllas? 
• Skapa ett körschema för eventet där samtliga i arrangörsteamet är med och bestämmer vad som behöver hända minut för minut. Och vem som är ansvarig för de olika momenten. 
• Prata med alla talare, underhållare etc så ni är överens om alla detaljer. Vem ska göra vad och när? Hur lång tid får det ta? Hur vill de bli presenterade? Ett riktigt högklassigt event erbjuder (eller kräver) övningstillfällen innan och kan även förse talare med coachning. Allt för att eventet ska bli så högklassigt som möjligt! 
• Ha en plan B. Tänk igenom risker och vad du/ni kan göra om saker inte fungerar som de ska. 
• Förbered dina egna insatser och ”prator” i god tid. Var på plats långt innan någon trodde att du skulle komma. Var så beredd att du klarar av att stötta de medverkande. Förstå vad det innebär att du inte har full kontroll över det som ska hända men ändå kan ses som ansvarig för hur det blev i efterhand.   

Att genomföra ett event som lyfter till nya höjder är något av det bästa som finns. Som toastmaster får du äran att ge publik och deltagare en upplevelse som i många fall leder till nya relationer, erfarenheter, idéer och initiativ. Genom att hantera uppdraget på ett metodiskt och professionellt sätt har du alla förutsättningar att nå framgång. Lycka till!   

Åsa Rydhard
Talare   

Om författaren: Åsa Rydhard är toastmaster, facilitator och föreläsare med gedigen kunskap om storytelling som verktyg för varumärkesbyggande och social branding. Åsa undervisar på universitetsnivå i storytelling och content marketing. Hon är målgruppsanalytiker med mångårig erfarenhet som strategisk kommunikatör och tvåfaldig nordisk mästare i public speaking. Som talare är hon känd för sin medryckande stil där hon blandar allvar med humor och interagerar med publiken.