Genom att skicka en bekräftelse till din uppdragsgivare kan du undvika onödiga missförstånd, samtidigt som du och din kund har all viktig information samlad på ett ställe när uppdraget närmar sig. Ibland går det lång tid mellan bokning och genomförande och då är en bekräftelse guld värt att falla tillbaka på. Du kan kalla det för Bekräftelse eller Avtal, innehållet och innebörden är densamma.

Underlätta för uppdragsgivaren, och dig själv


För att underlätta för din uppdragsgivare, är det bra om du erbjuder dig att summera det ni kommit överrens om och skicka över en bekräftelse. Om bokningen sker via telefon, är detta extra viktigt. Det är lätt att man missuppfattar en liten detalj, som sen visar sig vara mycket viktig. Om bokningen sker via mail, kan det vara många mail med lite information i varje. Då är det bra att sammanfatta allt i ett slutgiltigt mail eller i en bekräftelse.

Mail eller snigelpost?


Hur utförlig bekräftelse man skriver kan variera. Man kan sammanfatta vad man kommit överrens om i ett mail, då är det bra att be om ett bekräftande mail i retur. Man kan även skriva en traditionell bekräftelse som båda parter signerar och tar ett varsitt exemplar. Om man skickar det via post, sänder man lämpligen över två signerade exemplar och ber att få den ena underskriven och återsänd. Bifoga gärna ett frankerat kuvert med din adress, för att underlätta för din kund.

Hur mycket information ska med?


Generellt kan man säga att ju mer detaljer du tar med i bekräftelsen, desto mer hjälp har du när det är dags för evenemanget. Att skriva vilka som är kontaktpersoner och ange deras telefonnummer kan vara guld värt när du är på resande fot, på väg till evenemanget.

Avstämning en vecka innan


Ta för vana att höra av dig till uppdragsgivaren ca en vecka innan uppdraget och stäm av detaljer. Ibland kan det ske mindre förändringar i upplägget i sista stund. Ta även kontakt med anläggningen där evenemanget ska äga rum för att dubbelkolla att du fått rätt uppgifter. Det har hänt att kunden säger att evenemanget äger rum på Grand Hotell, när det i själva verket är på Hotell Grand, på andra sidan stan.

Vilka parter bekräftelsen gäller


Oavsett om man sköter kontakten via mail, eller om man skickar en underskriven bekräftelse, är det bra om vissa punkter finns reglerade. Det kan vara lämpligt att inleda bekräftelsen med att ange vilka parter som berörs, samt kort vad det gäller.

Evenemang


Specificera vad det är för typ av evenemang, är det en kundaktivitet, ett event för de anställda, en arbetsmarknadsdag, en julmiddag eller ett öppet föredrag. Precisera gärna vem som ska lyssna och ungefär hur många åhörare det blir.

Datum, tid och plats


Datum, tid och plats är viktigt att ta med. Ibland räcker det att ange en adress, om det är ett stort hus eller område kan man behöva ange ett specifikt hus eller en speciell sal. När man anger datum, är det bra att även ange år. Precisera om tiden är den totala tiden, eller om en eventuell frågestund ligger utanför.

Föredrag


Ange en titel på uppdraget. Eventuellt kan du även skriva en kortare text om uppdraget som uppdragsgivaren kan använda i sin inbjudan.

Lokal


Om du har några speciella krav på lokal eller teknisk utrustning, eller om du fått någon viktig information från uppdragsgivaren angående lokalen. Ange även hur lång tid du behöver för förberedelser i lokalen, 30 minuter är vanligt. Fastställs senare.

Kontaktperson


Ange en kontaktperson, med mobilnummer, från varje part. Börja med kunden. Om ni ska vara på en konferensanläggning är det bra att ange numret dit. Är det en större anläggning eller ett större företag, kanske det finns en tekniker som du kommer att ha kontakt med. Avsluta med dig själv och dina kontaktuppgifter.

Arvode


Arvodet är viktigt att reglera. Arvodet anges alltid exklusive moms. Ange även om resekostnader och eventuella hotellkostnader är inkluderat i priset eller ej. Vanligt är att resekostnader och hotell läggs på, utöver det överenskomna priset. Om kunden vill ha full kontroll på slutsumman, kan man lägga in resekostnader i priset eller ange ett maximalt belopp som resan får gå på. Man fakturerar det faktiska beloppet som resa och hotell har gått på. Ibland vill kunden ha kopia på dessa. Reser man med bil, är det vanligt att milersättningen ligger på ca 36 kr. Självklart är det närmaste vägen som gäller.

Betalningsvillkor


Om inget annat anges, är det 30 dagar som gäller. Många större företag har svårt att betala på kortare tid eftersom de interna ekonomiska rutinerna tar tid.

Faktureringsadress


Det underlättar arbetet efter evenemanget att redan innan ta reda på vart fakturan ska skickas.

Avbokning


Det innebär en trygghet för både kunden och dig att reglera vad som händer vid en avbokning. Om du blir så sjuk att du inte kan genomföra uppdraget, är det troligt att kunden vill ha ett läkarintyg. Om kunden avbokar med kort varsel, brukar en procentandel av arvodet utfalla eftersom du låst upp din kalender. Vanligt är att 50% utfaller om avbokningen sker senare än 30 dagar före evenemanget och 75% utfaller om avbokningen sker senare än 7 dagar före evenemanget.

Formulär


Bekräftelse