Teknik på konferensen

Regel nummer 1 - Tänk på att det är du som ser dum ut om tekniken inte fungerar! Tag därför fullt ansvar för hela processen. Lämna inte något åt slumpen.

Regel nummer 2 – Klarhet och tydlighet är grunden för all effektivitet!

Ring och prata med både kund, arrangör och den som representerar lokalen. Om möjligt så besök anläggningens hemsida för att titta på bilder över konferensrummets utseende och layout. En bild säger mer än 1000 ord och det är viktigt att du vet vad som väntar dig.

Problem nummer 1 är att arrangören inte är tillräckligt kunnig på teknik utan hänvisar oss till en tekniker. Samma situation kan ske på en konferensanläggning. Försök via dessa personer att på bästa sätt kartlägga om de har all den teknik som du kan tänka dig behöva. Om du är osäker så ska du själv ta med dig det som du behöver.

Problem nummer 2 kan vara att en kund beställer något som vi helst inte borde leverera.

Författaren har exempelvis hålligt föredrag med projektor utomhus på en båt i solsken. Kanske ska en talare tacka nej till ett sådant upplägg, alternativt arbeta utan projektor. Jag löste situationen genom att använda en extra stark projektor som belyste en glasfiber skärm som reflekterade upp bilden. Dyrt och knöligt.

Förslag på frågor att ställa till konferensanläggning eller arrangör
Finns det whiteboard?
Finns det rit-block?
Finns det pennor (som syns väl)
Finns det projektor (PC-kanon)
Finns det duk?
Hur ser rummet ut?
Var är duken placerad?
Går det att mörklägga helt eller delvis?
Finns det mikrofonmygga? (vid fler än 80 i publik)
Finns det handhållen mikrofon? (vid fler än 80 i publik)

Förslag på kit att ta med
Ljud till dator 3,5 m.m. stereoplugg
Ljud till dator 3,5 m.m. till 2xRCA (höger/vänster) 3 meter
Ljud till dator 3,5 m.m. till 2xRCA (höger/vänster) 15 meter skärmad
Bildkabel VGA-VGA 5 meter
Bildkabel VGA-VGA 15 meter skärmad
Förlängningsdon VGA-VGA
HDMI-kabel 10 meter (om din dator har sådan utgång)
Projektor med 2800-3500 ansi lumen modell som lämplig för stor bild
Dator med rätt program där du testkört bildspelet i förväg
Glöm inte din dators strömkabel
Skarvsladd ström med flera uttag 15 meter
Skarvdon ljud 2x RCA till 2xRCA
Förläningskabel ljud 2xRCA till 2xRCA 15 meter skärmad
Föredrag på USB (om datorn går sönder)
Laserpekare och PowerPoint pekare/bläddrare
9v batteri (används ofta i myggor)
AA batterier (används ofta i myggor)
AAA batterier (används ofta i myggor)
Silvertejp (förhindra att du snubblar på sladdar)

Detta är bara ett grundkit och representerar en hel del vikt att släpa på. Speciellt de dagar då du ska flyga eller åka tåg till arrangemanget. När du inte tar egen bild bör du vara än noggrannare med att i förväg fastställa exakt behov.

Slutsatsen blir att en professionell talare/underhållare alltid ska kontakta konferensanläggningen i förväg för att prata igenom teknikval. Utöver detta ska talaren/underhållaren ta med all den teknik som skulle kunna tänkas behövas i värsta tänkbara scenario.

Undvik onödiga risktaganden!

Bär gärna en väska för mycket än en för lite!